Sådan håndterer Albertslund Kunstforening sine medlemsdata:
Baggrund:
I denne fortegnelse beskrives hvordan og hvorfor, Albertslund Kunstforening behandler data. Formålet med fortegnelsen er at vise, at Persondataforordningens regler om personoplysninger overholdes.
Indsamling af personoplysninger:
Personoplysninger om det enkelte medlem fås ved indmeldelse i Kunstforeningen. Ved indmeldelse registreres dato for indmeldelse, navn, adresse, e-mail samt telefonnr.
Oplysningerne modtages på en indmeldelsesblanket. Ved indmeldelse tildeles det enkelte medlem et medlemsnr., der forbliver uændret ved gentegning i efterfølgende år.
Formålet med de indsamlede personoplysninger:
Personoplysningerne bliver brugt til den løbende administration af foreningen og til kommunikationen med medlemmet om kommende arrangementer.
Behandling af personoplysninger:
Personoplysningerne bliver påført medlemslisten, og denne liste bliver blandt andet brugt som bogføringsbilag og til at sikre, at medlemmet får det samme medlemsnr. ved fornyelse af medlemskabet samt ved udlodning af indkøbt kunst på foreningens årlige generalforsamling.
Opbevaring af persondata:
Persondata opbevares hos kassereren. Indmeldelsesblanketterne arkiveres i et ringbind, mens medlemslisten arkiveres både elektronisk og i udskrift. Opbevaringen af persondata anses for sikker, da der kræves password til kassererens computer.
Indsigt i oplysninger og berigtigelse af oplysninger:
Det enkelte medlem kan få indsigt i de oplysninger, der er registreret om vedkommende og kan få rettet urigtige oplysninger. Henvendelse rettes til Kunstforeningens kasserer.
Sletning af persondata:
Efter bogføringsloven skal bilag til økonomiske transaktioner arkiveres i 5 år udover indeværende regnskabsår. Herudover slettes den enkeltes mailadresse, når det er tilkendegivet, at der ikke ønskes tilsendt information fra Kunstforeningen.
